Увеличение средних размеров компаний и, как следствие, увеличение внутрикорпоративного документооборота. Обычному менеджеру или специалисту в единицу рабочего времени приходится пропускать через себя все большее количество документов, требующих совершения каких-то действий или принятия решения. Для этого необходимо воспринять всю необходимую информацию, содержащуюся в получаемых документах. Справиться с таким увеличением информационного потока можно лишь путем интенсификации работы, что чревато перегрузкой нервной системы, или освоения более производительных информационных технологий.
Увеличение количества, объема и сложности законов, иных нормативных актов, регламентирующих деятельность субъектов во всех областях жизни. Нравится нам это или нет, но во всем мире множество людей занимается именно тем, что создает новую информацию, которую впоследствии приходится как-то использовать. Одними из таких творцов являются парламентарии и служащие прочих государственных институтов, озабоченные регулированием нашей жизни во всех ее проявлениях. И чем разнообразнее она становится, тем больше новых норм требуется для ее регулирования.
Развитие международного разделения труда и сотрудничества в создании наукоемкой и высокотехнологичной продукции. Все дальше в прошлое уходят те времена, когда самые совершенные агрегаты производили в пределах одного предприятия. В настоящее время почти все высокотехнологичные изделия состоят из узлов и деталей, выпускаемых в разных уголках земного шара. Для того чтобы их можно было использовать в различных устройствах, производимых по всему миру, технические параметры каждой детали должны быть унифицированы и детально описаны, что порождает новые горы бумажной документации.
Глобализация торговли, заставляющая продавцов действовать на огромном и сверхсложном мировом рынке. Если раньше для продажи плодов своего труда ремесленнику или крестьянину достаточно было съездить на ближайший рынок и встретиться с потенциальным покупателем, то теперь маркетинговым службам предприятий приходится собирать информацию о состоянии всего мирового рынка, учитывать огромное количество факторов, способных повлиять на соотношение спроса и предложения по данной продукции.
Кроме этого, повсеместно меняются как продукты, так и технологии их изготовления. Это приводит к тому, что резко увеличивается число контактов с поставщиками оборудования, лицензионных технологий и компонентов, необходимых для создания продукта. В этой ситуации умение работать с информацией, необходимой для выполнения деловых задач, становится очень важным фактором карьерного успеха.
Информационное разнообразие
Для того чтобы хоть как-то справиться с информационным потоком, его стоит разделить на отдельные «ручейки» по каким-либо признакам. Предлагаем такую классификацию:
Информация о среде, которая дает понимание того, что следует делать, чтобы товар был востребован на рынке. Условно этот аспект работы с информацией можно назвать маркетингом собственной деятельности, отвечающим на ключевой вопрос: «ЧТО следует делать?»
Правовые и профессиональные нормы, задающие ограничения в работе. Их соблюдение необходимо для сертификации готового продукта труда, обязательно для работы на современном цивилизованном рынке. Ключевой вопрос данного аспекта: «Что и как МОЖНО делать?»
Описание технологии работы. В современном мире все чаще люди используют в своей работе технологии, которые придуманы не ими. Технология как товар представляет собой информацию, содержащую детальное описание каждой производственной операции. Ключевой вопрос: «КАК делать?»
Исходные данные для работы, заготовки для создания информационного продукта. Этот аспект имеет значение для тех видов деятельности, которые связаны с созданием нового информационного продукта. Ключевой вопрос: «Из ЧЕГО делать?»
Отдельные функции в работе с информацией
Умение работать с информацией как профессиональный навык включает в себя несколько функций, а именно:
Поиск необходимой информации:
создание собственного каталога источников информации. Если вы когда-то уже искали нужную для работы информацию и достигли положительного результата, то логично сохранять в памяти источник, который и в дальнейшем может пригодиться. Если со временем удастся узнать еще и о других интересных источниках, то у вас постепенно накопится профессиональный капитал в виде каталога источников полезной информации;
освоение поисковых систем. Наиболее распространенными на данный момент являются соответствующие интернет-программы, каталоги библиотек и иных информационных структурированных массивов;
использование библиографии книг. Вся деловая, научная и значительная часть популярной литературы содержит в себе списки книг и иных официальных источников информации, с которыми работали авторы при написании трудов. В данном случае мы принимаем плоды чужого труда, связанного с поиском и систематизацией источников информации по строго определенной теме;
работу с обзорными изданиями. В условиях безразмерности информационного пространства многие люди стали специализироваться на создании своеобразных путеводителей по нему. Они пишут книги, в которых очень кратко излагают суть и содержание большого количества прочитанных трудов и публикаций на определенную тему;
работу со ссылками. Очень продуктивным часто оказывается поиск, построенный на доверии к избранным авторам. В этом случае, найдя массив весьма качественной информации, вы внимательно прорабатываете все использованные автором (или авторами) источники информации, на которые он ссылается в тексте как на заслуживающие вашего внимания. Таким образом, удается не утонуть в информационном болоте из-за большого количества воды, которой обычно разбавлены ценные сведения. В этом случае избранные вами авторы оказываются спасительными «кочками», а их ссылки — расходящимися «тропинками» среди информационной топи.
Переработку полученной информации:
фильтрацию (или сортировку), в которой можно выделить две операции: формирование образа нужной информации и отбрасывание в сторону всего лишнего;
систематизацию. Среди отобранной информации всегда полезно навести какой-то порядок, установив логические или иные связи между ее элементами, чтобы в дальнейшем можно было эффективно работать.
Работу с обратной связью. Нередко профессиональные неудачи обусловлены тем, что специалист рассматривает предмет своей деятельности как неизменный объект. В этом случае он составляет план работы без учета того, что его действия могут вызвать какую-либо ответную реакцию у предмета труда или окружающей среды. Помимо этого, процесс изменения предмета труда в ходе работы может пойти совсем не так, как это предполагалось. Если в дальнейшем человек будет совершать действия в плановом режиме без учета новой информации, поступившей от предмета труда или из внешней среды, то рабочий процесс может выйти из-под его контроля, и в результате он получит совсем не тот продукт, который ожидал. Умение оперативно реагировать на информацию о текущем состоянии предмета труда и окружающей среды, результатах совершенных действий, внося изменения в свою деятельность, является профессиональным навыком работы с обратной связью. Данный информационный механизм лежит в основе одной из важнейших деловых функций — контроле над процессом труда.
Представление готового продукта в профессиональной и общественной среде. Мало создать хороший товар — его еще необходимо удачно продать. Для того чтобы товар купили за хорошую цену, нужно дать потенциальным покупателям как можно больше положительной информации о нем. Этот аспект работы аналогичен такому виду деятельности, как паблик рилейшнз (PR, связи с общественностью). В данном случае используют:
ньюсмейкинг, или создание новостей. Вы снабжаете журналистов информацией, которая им интересна как ресурс для создания новостного материала, а вам полезна тем, что в репортаже вы (ваша работа) будете представлены в выгодном свете;
публикации. Подобный вариант сотрудничества решает ту же задачу, что и ньюсмейкинг, но другими средствами. Здесь вы даете журналистам материал, не обладающий скоропортящимся качеством новости, но уже готовый к публикации;
самиздат. Современные средства связи и множительной техники позволяют оперативно и с незначительными затратами создать информационный продукт в виде различных брошюр или проспектов, разослать (или раздать) его людям или организациям, представляющим для вас интерес.
Интернет. Благодаря возможностям и принципам действия поисковых программ в Интернете довольно эффективным средством распространения информации о вас и вашей работе может оказаться размещение соответствующих материалов в Сети. Можно предложить их редакторам различных сайтов подходящей для вас тематики и (или) разместить на своем персональном сайте.
Работа в условиях недостатка информации
В настоящее время одной из главных проблем является то, что поиск и переработка необходимой для работы информации часто оказываются слишком долгими и дорогими занятиями. Из-за этого нередко приходится действовать в условиях дефицита информации. Это также требует выработки особых профессиональных навыков. Рассмотрим их подробнее.
Условно можно выделить три вида информационного дефицита: не хватает информации о среде, технологиях, не доступна информация как исходное сырье. Существует три пути решения задачи:
В первом случае могут помочь такие способы, как:
моделирование, если понятны основные закономерности существования и развития среды. Не обязательно собирать фактологические данные — достаточно просчитать развитие ситуации с помощью формул;
эвристические правила, позволяющие находить пути, ведущие к успеху, в слишком сложной среде, когда просчитать все варианты просто невозможно. На использовании таких правил, например, построено мастерство корифеев в шахматах и иных логических играх;
ситуативное поведение, когда человек, доверяющий своей способности эффективно действовать в экстремальной плохо прогнозируемой обстановке, руководствуется принципом: «Главное — в драку ввязаться, а там посмотрим!».
В ситуации недостатка информации о технологиях работы можно опереться на собственный творческий потенциал, изобретя велосипед, а можно вычислить чужую технологию по второстепенным данным. Например, именно так в XIX веке Д. И. Менделеев вывел формулу бездымного пороха, изобретенного немцами, использовав разведданные о поставках сырья на производящий его химзавод. В обоих случаях полезно знать азы методологии (науки о технологиях и законах их развития).
Что касается нехватки информации как сырья для работы, то здесь лучше всего на нее (информацию) смотреть, как на товар. Информационные данные являются продуктом работы других людей или организаций. Если к ним нет свободного доступа в информационном пространстве, то это может означать одно из двух. Либо собственники информации готовы ее предоставить небезвозмездно, то есть за деньги или на определенных условиях сотрудничества. Например, если пользователь базы данных обязуется сообщить о себе или своей работе необходимые сведения (своеобразный информационный бартер). Либо же собственник информации не хочет ее распространения ни при каких условиях, стремясь использовать свое монопольное положение в конкурентной борьбе. В первом случае надо готовиться к покупке или взаимовыгодному обмену информацией. Второй же вариант ситуации не оставляет другого выхода, кроме как попытаться создать требуемый информационный продукт самостоятельно.
